我在採購部的日子

1.選擇此工作的原因
高職剛畢業的時候,就剛畢業的新鮮人一樣的想法,錢多事少離家近的理想工作環境,但是反而一直在降要求,在很灰心時.那天買了一份報紙翻開找工作時,看到百貨公司在應徵採購理,而又離家近,於是憑著一股衝動去應徵,心想如果應徵上,一定要堅持下去,不可半途而廢.因為這是我的開始.

2.開始工作後碰到的困難
剛開始是試用期,所以每天都過著很緊湊的工作日期,因為完全都不懂,剛開始的一個星期,都在試用什麼是進銷存軟體應用,會計的報表,門市的商品及陣列,國際條碼,自編碼,收發的運作,還有打字的速度要快,因為要建新產品的建檔. 除此之外,還要了解什麼時候要下採購單,快要年底時,要向國稅局申報報廢商品資料及盤點的資料整理及要盤點事後要去找實際庫存跟電腦庫存不一樣的原因,在那裏?幸好,主管知道我是剛接觸這個環璄,所以教我,甚至願意放一採購權利讓我去跟廠商接洽.

3.曾碰過最深刻的事情
在週年慶及三大節日時,是百貨公司最忙的時間,那一段日子,每天都工作的很晚,進的貨幾乎沒地方放,因為玩具的東西都大.但是最深刻時是在支援門市幫忙做行銷的工作,因為對商品很了解,所以在做介紹時,客人專注在聽我試範,且又很阿莎力的付款.頓時,心中的衝擊很大,原來我也可以面對顧客.

4.學習與成長
我很高興當初的衝動,以前在家是溫室花朵,從沒有打過工,所以人情事故,完全都不解.在工作的過程中,跟同事之間也有過衝突,有不偷快,有高興的時候,經過這一段時間的磨練,磨出的個性的圓融,及對工作要保持赤子之心,因為是在採購部門,在門市對待客人,要真誠,有微笑待人,遇到事情,要臨為不亂,對客人的要求,要很快的解決;替公司以最小的成本獲最大的利益.直到我離這份工作,找到新工作時,才了解在百貨公司的訓練及學習,讓我覺得,原來這些的辛苦,讓我比一般的求職者多了更多經驗及一技之長,因為這段日子,我考上了中文檢定及會計丙級合格證照,讓我受用無窮.

日文秘書

●工作內容:
翻譯日文信件、接待日本客戶、文件歸檔、修改設計圖

●未來遠景:
未來成為老闆左右手，協助至日本東京處理公司事務

●甘苦談:
透過學校老師介紹進入日商公司，從中希望自己能夠學以致用，盡可能發揮大學所學專長，剛開始很慶幸自己能夠很直接接觸到日本文化，舉凡公司內的員工、所使用的語言、接觸的對外國家等等，全都和日本習習相關，只是從中要適應還是有一段考驗期。
日商的工作並不是跟學校老師所說的一模一樣，畢竟學校只是制式和基礎的教育訓練，出了社會會發現自己學的太少，更別說能夠學以致用了，剛開始翻譯信件時就會發現自己學的哪些單字都忘記了，在商業書信上也並不是使用制式的文法就可以敷衍過去的；在跟日本客戶應對時，也不是假裝聽懂就可以打混帶過的。
在日商公司上班後，我才終於知道原來脫離了學校給我們的大保護傘後，驚覺自己還有很多不足的地方，所以藉由這份工作更能清楚知道自己有更多更多學習的空間，也是迫使自己要更加進步的動機。
不過也因為在公司會遇到日本客戶，之前在學校所學的茶道和日本進退禮儀都能派上用場，從中也學習到他們禮貌、守時和負責任的精神，未來也有機會到日本東京分公司那邊見習，能夠吃著美味的日本料理、享受著溫泉泡湯之旅，也能因為外派經驗增進國際視野，這些經驗都是花錢買不到的工作樂趣。

行動記事本

五月的第二個星期日是母親節，那麼四月的最後完整一周的星期三呢？

有看過「穿著PRADA的惡魔」吧！在我的現實生活中沒有落下帷幕，沒有惡魔，但我和安海瑟葳一樣忙碌。

秘書的工作和大家想的都差不多，電視劇中演的也大部分正確。唯一不同，實際上操作的困難度是以倍數成長。

秘書就像是上司的「走動記事本」，也像是擋在老闆面前的護衛，唯有通過我們的層層關卡，訊息才有可能會遞到上司的面前。行動必須走在老闆面前，先一步把所有資訊分門別類，從每天早上彙報開始，每一份文件，需不需要上頭的決策，哪些在我們這裡就可以直接處理，每一通電話的內容，每一場客戶邀約，到上次跟這位客戶見面是什麼時候，這位客戶的喜好是什麼，地雷有哪些，事前都要幫上司準備好等等，這些都是我們的工作內容。

所以沒有縝密的心思是沒辦法勝任秘書職務的，除了繁瑣的工作內容之外，對於才剛進新公司的秘書而言，還要學會「適應」這件事，頭腦必須隨時保持清醒，因為下一秒可能就會有不同於以往碰見的新狀況發生。我們的秘書室有三四位秘書，秘書的工作範圍沒有一定，資深秘書就像老闆的親密朋友，上司的財務狀況、親朋好友的生日全部瞭若指掌，像我這種新手，大部分是處理文件上的事務，協助幫忙謄寫會議記錄，報告，有時作出統計表等等，不能說我們比較輕鬆，應該是不同層面的忙碌才對。

然而對所有的秘書都同樣重要的是溝通協調的技巧以及責任感，和解決問題的能力。身為最接近老闆的員工，必須有極高的社交手腕，做好上司的門面角色，同時時時警惕自己的職等，不要像我聽過的有些前輩，仗恃著老闆的重用，就逾越了自己的本分，這樣不僅敗壞了自己的名聲，也讓外界對「秘書」一職常有誤解。

想成為秘書，其實只要有心，科系不會是太大的問題，公司內部的資源要是能夠通盤吸收，在公事上絕對大有助益，也能更快步上軌道。秘書，是一份能夠激發潛能，又能訓練待人處事的工作。

所以有猜到了吧，四月的最後一個完整星期的週三，是「國際秘書日」，一個肯定秘書的貢獻的溫馨節日。

總經理特別助理

●工作內容:
1、佐助總經理負責管理及督導公司在人事政策、教育訓練規劃相關事負
2、負責公司增資、新事業設定相關專案規劃及執行
3、公司管理策略及年度計劃擬定及政策營運
4、針對特定專案及市場進行分析，提供決策建議
5、新事業營運計劃書撰寫及新事業設立營運

●未來遠景:
1、因常負責控管專案進度，故有機會成為未來公司專案辦公室主管
2、因業務關係，常會了解各單位運作狀況，故可能成為該單位的空降主管
3、因常與總經理討論公司重大政策，故有可能成為公司幕僚單位主管
4、因常與參與投資及新事業專案，故可能成為各新事業部門或公司的負責人
5、總經理特助在一些公司常為成總經理的培訓人選

●甘苦談:
從我在這份職務的經驗，個人認為有以下的好處：
1、有許多機會可以接觸、學習各個不同部門、產業的相關專業知識，在了解各部門狀態下，可以學習更快讓自己做出被多數人接受、認同的決策
2、有許多機會可以控管專案進度，有助於幫助自己在時間、成本、目標管理三個部份有實務的經驗
3、有機會學習及統合各類專業人才及有機會與高階主管更近距離接觸，可以學習成功人士的想法及做法，讓自已的眼界更加寬廣
4、承受溝通的壓力、但擁有學習溝通的機會；有機讓自己成為統合及溝通高手
當然，在這個職務上每個被交辦的工作，基本上都是時間短、目標高、壓力大的，要隨時有快速調整職務及心態的準備，更要有被各單位當成是總經理放在各個專案的打手及間諜的準備；因此在溝通技巧及個人休養上必需有一定的修練才能有好的表現！
總結來說，總經理特別助理是一個快速提升能力的補習班，是在實務中學習成長的職務，若你有興趣更上一層樓，甚至未來有當老闆打算的，這是一個你值得從事的職務！

特助

●工作內容:
1.執行總經理交辦事項
2.協調各部門事務
3.專案整合
4.新事業推展

●未來遠景:
1.各部門主管
2.高階事業單位專業經理人

●甘苦談:
當特助除了需要有多元化專長,以及過人的精力(開會時間長而多...
,還有高度EQ協調力之外,重要的是要守口如瓶,這點除了在公務上必須如此,老闆私事部分尤其重要,聽過以前的同事(我未上任前)再賣場看到了不該看的"牽手"實況之後,再也沒看到他的身影了!

當然必須面對的還有各式各類"兇狠"主管的"考驗",例如20年年資即將退休,但老闆相當不滿意的業務主管;還有心情起伏不定卻又缺他不可的重要左右手,當然比較令我印象深刻的是那位長髮飄逸,每天噴著香水在洗手間梳理頭髮(男厕),常常嚇到我的男同事!

重點是如何能天天應付老闆即時考驗,才是這個職務最重要的成功關鍵!

特別助理的「特別」

【工作內容】
1.協助老闆交待的事項：
舉凡餵貓狗、打掃澆花、影印傳真文件、修理事務機、製作表格、整理outlook(老闆始終不懂outlook與Gmail的差別)、老闆新到手相當陌生的Iphone…等，不懂的要自學，再不行要問人，總言之就是要十八般武藝樣樣都行，還要任勞任怨。

2.審核電話紀錄內容：
聲音要甜美要婉轉，就算妳長得像慧慈也要聲音甜美似瑤瑤，這樣客人與客戶才會喜歡。(沒有人喜歡聽差勁或冰冷的口氣)

這點還需要具備敏銳的反應，最好先覆誦一次對方的話，這樣看似忙碌耳朵卻拉很長的老闆就會立刻做出眼神，願意接聽的就會給你肯定的眼神，這時轉過去就沒事了；不想聽的就會皺眉給你看，這時要請對方稍等一下，假裝去找老闆，然後再用很抱歉的口吻說「不好意思，老闆不在位子上，有什麼事我可以為您轉達的嗎？」。

3.特別助理的額外工作：
特別助理的「特別」之處就是你是老闆特地請來用在某塊區域的，以我的例子來說，我還身兼「網管」(網站、blog、plurk、facebook、台灣黃頁等網路行銷)、「文案」(新聞稿、賀節簡訊等)、「業務」(要協助幫忙接待客人)，除此之外，就是一堆雜物工作了(訂票、整理)。


【未來願景】
這份工作雖然很雜，但可以讓你接觸到很多面，在未來會有助於你由廣入深，並且在與各部門的溝通上較無困難(因為你都沾過一點)。

但如果你想朝專業的(非特助或秘書)發展，會建議在你覺得已經學不到東西後準備轉職，這畢竟不是一個可以升遷的工作，且你能發揮的空間與專業有限，想想看，雜事一堆會佔去你寶貴的時間與精力，你會有時間去深入專業朝夢想發展嗎？


【甘苦談】
甘：
1.成就感：
當一件件雜事一件件完成後，你會聽到天堂的鐘聲。

2.學到很多東西：
對於非本科系沒學過的東西，我可以說是自學，現在已經可以很不要臉的說自己是半個blog+微網誌+Iphone達人了。

苦：
1.「人」是最大的苦
將來找工作，先決條件是老闆不要是一個「電腦殘障」。
是，老闆有自己的專業，他要忙著整合資源與人力，但是我認為，在這個數位化的時代，未來電腦與網路只會更發達，如果不願意去瞭解，那只會與數位時代脫節。重點是，想要使用免費的甚至是低成本的網路行銷，卻又不願意學習(交給專業的人負責又處處干預)，在沒有共通語言和難以達成共識的情況下，很難工作。

奉勸新鮮人，找一個懂你工作內容的老闆，而不是一個學點皮毛就自以為專業，提出的還是些舊方法(現在盛行的是facebook、plurk等微網誌，卻還在跟你提mail(也就是垃圾郵件)行銷)。

2.沒有共同語言的麻煩：
老闆請具備一下「吸收新知」的能力！
現在是個高科技的時代，你要科技遷就人(比如outlook具備gmail的功能)不是不可以，只要願意花錢自然就有專業人士願意替你效力，想簡單、低成本的使用軟體，那很抱歉，越是功能強大的軟體越是複雜，要知道我的回答就請相信我，不要半信半疑固執的守著舊觀念，那只會浪費時間與效率。

其實我發現，工作本身不是最讓人費心的，最麻煩的是人際溝通與協調，我的公司是個小公司，所以會出現一個部門只有一個人(還要時常支援其他部門)的情況，但是在認知與專業的差距下，便會出現自己人拖累效率的情況，還需要花費多一倍的時間與精力來讓老闆了解你要做什麼？(還未必採用)

好像有點偏題了，但就我而言，最大的甘苦就是「人」。

特別助理總裁助理

「今年的過年的紅包，你應該又是全部門領最多的喲！」剛剛說這句話的正是咱家課長，芳齡34歲的他，擔任咱家課長已經有7年的時間了，還在努力往管理階層上爬的說～雖然他嘴巴上從來不明說，但是我知道其實課長很羨慕我們這些做特助的小女生們，因為年資不比他久，卻常常拿到比他還多上兩倍的新年紅包！

顧名思義，特助其實就是處理特別的工作事項！不過，雖說紅包和獎金領的多，但是工作內容真的也很繁瑣。尤其在協助各部門（或者對外）與總經理的接洽上，其實要交辦和留意的事情都要很細心，尤其是英文能力，畢竟我們家是美國授權在台分公司，所以在各類溝通或者協調上，我便擔任了很重要的職責！在我入行之前我就知道書面撰寫能力要很強，尤其是撰寫ＢＯＳＳ要回覆給美國總公司的報告！初接任時，除了壓力很大、雜事很多、自己要能懂得分辨先後順序予輕重緩急（特別是輕重緩急的順序落差很大，大佬們朝令夕改也屬業界常態）字要寫漂亮，聲音要好聽，身段要柔軟，因為特助的身分也代表著總經理，所以在對外的形象營造上更是要格外小心！

曾經有朋友問過我：「特助跟一般的秘書有何不同？」我覺得，這兩者之間其實真的差異很大！先說秘書好了，這是一個幫助主管完成報表與各項聯絡事宜的職務，但秘書是不能做決策的，因為他只能完成被交付的工作！特助就不一樣了，特助的權限等同於總經理，而且這個職位的人是可以直接對部門下達命令！如果待的年資與經驗都還不足，那只能被稱之為秘書，要像我一樣領到高額紅包可是要熬上好一段時間呢！

除此之外，像外語能力要精通，會做簡報，會撰寫書面報表，還要會開車，最後就是抗壓性和ＥＱ了～至於報密和不洩露公司機密，這些都是最基本的職業道德喲！其實好的特助，條件上必須是老闆的智囊和得力的助手，做到主管「不能沒有你」那你就成功了！