行動記事本

五月的第二個星期日是母親節，那麼四月的最後完整一周的星期三呢？

有看過「穿著PRADA的惡魔」吧！在我的現實生活中沒有落下帷幕，沒有惡魔，但我和安海瑟葳一樣忙碌。

秘書的工作和大家想的都差不多，電視劇中演的也大部分正確。唯一不同，實際上操作的困難度是以倍數成長。

秘書就像是上司的「走動記事本」，也像是擋在老闆面前的護衛，唯有通過我們的層層關卡，訊息才有可能會遞到上司的面前。行動必須走在老闆面前，先一步把所有資訊分門別類，從每天早上彙報開始，每一份文件，需不需要上頭的決策，哪些在我們這裡就可以直接處理，每一通電話的內容，每一場客戶邀約，到上次跟這位客戶見面是什麼時候，這位客戶的喜好是什麼，地雷有哪些，事前都要幫上司準備好等等，這些都是我們的工作內容。

所以沒有縝密的心思是沒辦法勝任秘書職務的，除了繁瑣的工作內容之外，對於才剛進新公司的秘書而言，還要學會「適應」這件事，頭腦必須隨時保持清醒，因為下一秒可能就會有不同於以往碰見的新狀況發生。我們的秘書室有三四位秘書，秘書的工作範圍沒有一定，資深秘書就像老闆的親密朋友，上司的財務狀況、親朋好友的生日全部瞭若指掌，像我這種新手，大部分是處理文件上的事務，協助幫忙謄寫會議記錄，報告，有時作出統計表等等，不能說我們比較輕鬆，應該是不同層面的忙碌才對。

然而對所有的秘書都同樣重要的是溝通協調的技巧以及責任感，和解決問題的能力。身為最接近老闆的員工，必須有極高的社交手腕，做好上司的門面角色，同時時時警惕自己的職等，不要像我聽過的有些前輩，仗恃著老闆的重用，就逾越了自己的本分，這樣不僅敗壞了自己的名聲，也讓外界對「秘書」一職常有誤解。

想成為秘書，其實只要有心，科系不會是太大的問題，公司內部的資源要是能夠通盤吸收，在公事上絕對大有助益，也能更快步上軌道。秘書，是一份能夠激發潛能，又能訓練待人處事的工作。

所以有猜到了吧，四月的最後一個完整星期的週三，是「國際秘書日」，一個肯定秘書的貢獻的溫馨節日。